Недавно один из топ-менеджеров консультируемой фирмы так отозвался о новом для российских бизнесменов инструменте коммуникации - электронной почте: "Я думаю, что в России электронная почта еще долго не приживется. Дело в том, что мы устно толком не умеем выразить свою мысль, а почта требует письменного изложения. Поэтому, скорее всего, телефонный разговор еще долго будет являться главным инструментом общения руководителей, несмотря на все выгоды использования новых технических средств".

XXI ВЕК – новые представления О БУДУЩЕМ

ТРАНСАКЦИОННЫЕ ИЗДЕРЖКИ

Вспомните последнюю встречу с вашим руководителем - постоянное отвлечение на подписание "срочных" бумаг, приход во время вашей беседы "допущенных к телу" в любое время, непрерывные звонки, отвлекающие вашего собеседника от сути разговора, словом, не общение, а сплошные потери драгоценного времени с обеих сторон. Иногда из-за этих отвлечений вы можете так и не добраться до решения проблемы, ради которой пришли к своему шефу. Именно это особенно волновало слушателей, обучающихся по президентской программе "Кадры XXI века", для которых я недавно провел двухчасовое занятие на тему "Управление временем". Они знали как решить любую техническую или управленческую задачу, но как повысить эффективного использования времени самими высшими руководителями?

Заблуждение:

Для решения важного вопроса наиболее эффективной является личная встреча, от разговора фирма ничего не потеряет. Личная встреча или, в крайнем случае, телефонный звонок, но только не служебная переписка, - мы же не бюрократы какие-то.

СПРАВКА: известно, что скорость восприятия информации по телефону значительно ниже, чем чтение печатного текста в силу психо-физиологических особенностей нашего организма. И поэтому попробуйте убедить своего руководителя преодолеть "заблуждение №10", помогите ему найти время на освоение электронной почты - это позволит сберечь уйму времени, которое без счета тратится на личные встречи и телефонные звонки и которого всегда так не хватает. А чтобы облегчить вашу задачу, мы познакомим вас с важной категорией менеджмента - "трансакционными издержками".

ЧТО ТАКОЕ ТРАНСАКЦИОННЫЕ ИЗДЕРЖКИ?

Один из моих клиентов постоянно жаловался на нехватку времени. При этом все переговоры с кандидатами на роль торговых агентов он проводил непосредственно сам. Если бы директор доверял фирмам по подбору персонала, тогда бы он смог уменьшить затраты времени на общение во время таких переговоров по найму. Очевидно, что освободившегося времени вполне бы хватило, чтобы решить накопившиеся важные дела, исполнение которых много раз откладывалось из-за постоянного цейтнота руководителя.

Трансакционные издержки фирмы - это затраты времени и других ценных ресурсов фирмы на разнообразные контакты фирмы со своим внешним окружением, а также на внутренние коммуникации: на контакты с налоговыми и другими государственными органами, на общение со своими покупателями, поставщиками, партнерами и т.д. Среди внутрифирменных трансакционных издержек один из наиболее распространенных видов - производственные совещания.

Выделение трансакционных издержек в отдельную статью позволяет несколько по иному отнестись к разбазариванию дорогостоящего времени специалистов и руководителей фирмы. Проблема заключается в том, что этот вид издержек, в отличие, например, от затрат на сырье и зарплату, практически не поддается бухгалтерскому учету.

ПРАКТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ТРАНСАКЦИОННЫХ ИЗДЕРЖЕК

Понимание сущности трансакционных издержек позволяет более эффективно вести коммерческие расчеты со своими партнерами. Приведем один пример.

С одним из моих первых клиентов (производство и сбыт товаров промышленного назначения) я вел очень длительные переговоры, прежде чем мы договорились о начале выполнения консультационного проекта. Наконец, мы пришли к соглашению по всем пунктам, и предстояла последняя встреча перед началом работы. На этой встрече руководитель фирмы сказал: "Да, я принял окончательное решение о начале работы нашего предприятия с Вами, как с консультантом. Однако, что касается запрашиваемой цены, то я согласен платить, но только в размере … 50% от того, о чем мы договаривались в нашу последнюю встречу".

Такая скидка была совершенно немыслима, но я лишь рассмеялся на экономность моего клиента и без промедления дал согласие. Я понимал, что на наше общение ушло столько драгоценного времени, что растягивать переговоры дальше не имело никакого экономического смысла.

Работа была выполнена успешно, результаты клиенту понравились и мы начали разговор о возможном абонентском обслуживании фирмы, в процессе которого предполагалась моя помощь по реализации разработанных предложений.

Когда речь зашла о цене, то экономный клиент услышал следующее: "Особенность наших услуг такова, - сказал я, - что вы сами сможете справиться с реализацией разработанных нами предложений. В то же время, мы не отказываемся от дальнейшего сотрудничества в режиме абонентского обслуживания. Более того, мы готовы для вашей фирмы первый месяц абонентского обслуживания работать совершенно бесплатно. Однако, сначала вы должны нам доплатить те 50% стоимости консультационного проекта, которые были сэкономлены вами на начало работы".

Поскольку речь шла о приличной сумме, экономный клиент сначала категорически отказался от наших услуг. В течение последующих нескольких месяцев он встречался с другими консультантами, отыскивая более дешевые предложения, которые действительно существовали. Однако он прекрасно понимал, что новые консультанты должны не только войти в курс дела, но обязательно познакомиться со всеми работниками фирмы, на что потребуется немалое время (а значит и денег), очевидно, что потребует времени и сил налаживание контактов с самим руководителем, что у нас уже было достигнуто.

А через три месяца я получил приглашение от нашего клиента все-таки продолжить работу на наших, с его точки зрения, "варварских" условиях. Мы выиграли эту честную сделку, но лишь потому, что учли, что трансакционные издержки были не только у нас, но и у нашего клиента. Если бы руководство фирмы приняло решение начать работать с другими консультантами, это обошлось бы фактически намного дороже, хотя во время первых месяцев работы с ними бухгалтерский учет показал бы противоположные результаты.

После того, как клиент доплатил сэкономленную им на начало работы сумму, мы продолжили сотрудничество уже на общих для нижегородского рынка условиях, которые для фирмы были вполне приемлемы. Наше дальнейшее многолетнее сотрудничество было эффективным, а с финансовой точки зрения взаимовыгодным, что признавали обе стороны.

Уважаемые бизнесмены! Не торопитесь менять своих партнеров, прикиньте, каковы будут ваши трансакционные издержки при налаживании новых связей.

Что же касается электронной почты, то на сегодня это самое эффективное средство коммуникации в свете "трансакционных издержек" - вы можете читать и отправлять свою корреспонденцию в любое удобное время, значительно уменьшив отвлечения от важных дел на непрерывные телефонные звонки. Экономьте свое время и денежки, и у вас все получится!

Владимир ТОКАРЕВ