Грегори Р. Райтер
ТЕХНОЛОГИЯ БЫСТРОГО ВЫВЕДЕНИЯ НОВЫХ РАБОТНИКОВ НА ТРЕБУЕМЫЙ СТАНДАРТ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ ТРУДА И КАЧЕСТВА РАБОТЫ
Часть первая
Перед Вами статья,
затрагивающая необычную тему:
производительность труда, качество
работы и адаптацию работника на
рабочем месте. Причем
рассматриваются не только вновь
принимаемые сотрудники, но и те кто
перемещается внутри организации.
В российском бизнесе принято "сквозь
пальцы" смотреть на этот вопрос.
Как данное воспринимается ситуация,
когда для выведения работника на
"нормальный" уровень
требуется в среднем 2-3 месяца. При
этом работнику платится заработная
плата, снисходительно
рассматриваются произведенные
ошибки. В данной статье
рассматриваются процедуры,
используемые в американском
бизнесе, который более жестко
относится к данному вопросу. Лозунг
"вышел на работу в понедельник -
дай результат в понедельник"
становится все более доминирующим.
Это достигается с двух сторон:
ужесточением процедуры отбора
персонала, (но это тема другой
публикации) и тотальный контроль за
адаптацией работника на рабочем
месте в период испытательного
срока без всякого к нему
снисхождения. Этой второй стороне и
посвящен цикл статей под
приведенным выше заголовком. Хотим
сразу подчеркнуть особенность
предлагаемого материала: он
целиком состоит из конкретных форм
документов и перечней шагов
готовых к внедрению в Вашей
организации. Некоторые из этих
шагов Вам могут показаться
излишними. Мы не будем настаивать.
Но помните, что от того, как
работник воспринимает организацию,
зависит качество его труда и в
конечном счете Ваша прибыль.
Хорошая программа адаптации и ориентации работника на рабочем месте включает в себя несколько элементов: она должна быть хорошо спланирована, ее содержание должно быть ясным и понятным, письменные материалы, используемые в процессе адаптации работника, должны быть высокого качества, роли участников процесса адаптации должны быть строго определены. Особое внимание должно быть уделено организации первого дня работника в фирме. Но это множественное "должно" пока ничего не говорит читателю. Поэтому для перехода от общих требований к анализу конкретной ситуации давайте сначала проведем экспресс диагностику Вашей фирмы.
В приведенном ниже коротком вопроснике Вам предоставлена возможность провести самооценку подхода к ориентации сотрудников, который имеет место в Вашей организации. Вы сразу увидите свои сильные и слабые стороны. Каждый раздел вопросника предполагает подсчет суммы очков по разделу, а затем подведение общего итога. При ответах на вопросы используйте следующую шкалу:
4 - если утверждение, сформулированное в вопроснике, присутствует в Вашей фирме при проведении программ ориентации постоянно;
3 - если утверждение, сформулированное в вопроснике, присутствует в Вашей фирме в большинстве случаев для большинства работников при проведении программ ориентации;
2 - если утверждение, сформулированное в вопроснике, иногда используется в Вашей организации для некоторых работников при проведении программ ориентации;
1 - если утверждение, сформулированное в вопроснике, не используется в Вашей организации или оно Вам неизвестно;
0 - если Вы полностью не согласны с данным утверждением вопросника или при проведении программ ориентации следуете другой, прямо противоположной линии.
Итак вопросник
Раздел 1: Планирование
1.Процедура ориентации разработана и внедрена при поддержке верхнего руководства, линейных руководителей среднего звена и отдела кадров.
2.Преимущества ориентации (сокращение текучести кадров, увеличение производительности труда и т.д.) известны в Вашей фирме и ясно доведены до сведения коллектива и вновь принимаемых работников.
3.Ориентация сотрудника и его введение в должность специализирована по уровням иерархии и видам работников. Более подробно она проработана для наиболее часто нанимаемых сотрудников.
4.Потребности, сомнения и страхи вновь принимаемых работников известны тем, кто проводит ориентацию и введение в должность.
Раздел 2: Содержание
5. Цели ориентации имеют показатели, которые можно оценить количественно или качественно и концентрируются на освоении работником специальных знаний, навыков и умений.
6. Программа ориентации и введения в должность увязана с корпоративной культурой Вашей организации через подробное доведение до работника миссии организации, ее видения перспективы, целей и приоритетов.
7. По окончании ориентации и введения в должность работникам ясно представлены политики и процедуры, которые будут влиять на их производительность труда и качество работы.
8. Вопросы охраны труда и техники безопасности, гарантий и компенсаций, прав работников в процессе ориентации сбалансированы с изложением обязанностей работников.
Раздел 3: Методы
9. Ориентация и введение в должность занимают длительный период в испытательном сроке, это продолжающийся процесс, а не однодневное мероприятие. Информация, которая предоставляется сотруднику, предоставляется именно тогда, когда она ему необходима для выполнения своих должностных обязанностей.
10.Роль непосредственного руководителя в процессе ориентации ясно описана, активна и проходит в тесном контакте с представителем отдела кадров.
11.Работники, проходящие ориентацию, знают как самостоятельно найти материалы, необходимые для самостоятельного изучения.
12.Материалы,выдаваемые сотруднику отличаются полнотой и содержательностью.
Раздел 4: Процедуры и действия
13. Методы обучения взрослых используются в процессе ориентации.
14.Ориентация и введение в должность проводится при активном участии самого нового работника.
15.Периодически для ряда должностей привлекаются сторонние консультанты для обучения в процессе прохождения испытательного срока.
16.В процесс ориентации и введения в должность вовлечена семья нового работника.
Раздел 5: Первый день
17. Рабочее место и коллеги по работе готовы к приходу нового сотрудника.
18. Первый день работника стимулирует оптимистичное настроение нового работника через различные мероприятия (официальные представления, обед с руководителем, экскурсией по фирме если это необходимо), в которых участвуют непосредственный руководитель, коллеги и отдел кадров.
19.Уже в первый день новый работник выполняет конкретную и полезную работу, пусть и с посторонней помощью.
20. Уже в первый день работнику дается должностная инструкция и его знакомят со стандартами производительности труда, ожиданиями фирмы от его работы.
Раздел 6: Оценка
21. Новых работников и их непосредственных руководителей просят высказать свое мнение о процедуре ориентации, введения в должность и испытательном сроке.
22. Процедура ориентации оценивается участниками, руководителями верхнего и среднего звена и работниками отдела кадров на предмет ее эффективности и достижения поставленных целей.
23. В процессе испытательного срока новым сотрудникам дается информация об их работе (оценка) и проводятся специальные мероприятия для повышения производительности их труда.
24. Конечные результаты ориентации, оценки и испытательного срока оцениваются в официальном порядке.
А ТЕПЕРЬ ПОДВЕДИТЕ ИТОГИ:
По разделам
13 -16 очков
- Ваша программа ориентации по данному
разделу проводится на хорошем
уровне.
9 - 12 очков - Ваша программа
ориентации по данному разделу
нуждается в незначительных
улучшениях
5 - 8 очков - Ваша программа
ориентации по данному разделу
непоследовательна и требует
улучшения
Менее 5 очков - Вашу
программу ориентации по данному
разделу следует отправить в
мусорную корзину и начать ее
разработку сначала.
В целом по вопроснику
72 - 96 очков -
Поздравляем! У Вас хорошая
программа ориентации и Вам не стоит
тратить время на эту статью.
48 - 71 очков - Выясните по
каким разделам Вы отстаете и
уделите им внимание. Рекомендуем
прочитать данную статью выборочно.
25 - 47 очков - Ваша программа
ориентации требует серьезной
модификации. Рекомендуем прочитать
данную статью полностью.
Менее 25 очков - Вам должно
быть стыдно за себя, свою работу как
руководителя, ибо Вы не помогаете
своей фирме держаться на плаву и не
выжимаете максимум из своих
работников с первого дня их
трудоустройства.
Рекомендуем прочитать эту статью
полностью и заняться внедрением ее
основных положений. Пока Вы
непроизводительно тратите фонд
оплаты труда!
А теперь перейдем к первому разделу программы ориентации. Мы приступаем к планированию разработки этой программы и ее внедрению.
ВПЕРЕД !
Мы приводим перечень действий, который необходимо выполнить при создании и запуске программы ориентации. Мы использовали здесь прагматичный пошаговый подход. Шаги иногда просты до абсурда, но без положения на бумагу этой "простоты" не будет результата. Перед Вами хороший пример детализации управленческого мероприятия до планов действий, где каждый исполнитель знает что от него хотят на выходе. Читателю остается просто выполнить данные шаги, предварительно определив исполнителей и поставив даты. Некоторые шаги будут требовать комментариев. Они будут приведены ниже.
1. Определите линейных
руководителей, специалистов отдела
кадров, которые войдут в рабочую
группу по разработке и внедрению
программ ориентации.
2. Определите результаты, которые
хочет достичь организация при
внедрении процесса ориентации и
положите их на бумагу. Четкие
формулировки результатов будут
способствовать "продаже"этой
программы линейным руководителям.
3. В текстовой форме зафиксируйте
связь миссии организации и
программы ориентации.
4. Классифицируйте поступающих
работников по группам. Определите
параметры каждой группы и
требования к ориентации для каждой
группы.
5. Соберите мнения по предыдущему
вопросу у сотрудников, которые
работают в организации 1-2 года.
6. Составьте список типовых
вопросов новых работников.
7. Если Вы документируете
собеседования при увольнении,
проанализируйте эти материалы и
подумайте в этой связи, что нужно
вставить в Вашу программу
ориентации.
8. Составьте список информации и
действий, который необходимы в
период ориентации, введения в
должность и испытательного срока
для нового работника. Проведите
коллективное обсуждение внутри
рабочей группы.
9. Определите сроки внедрения.
10. Определите список людей,
непосредственно участвующих в
программах ориентации. Это -
представители отдела кадров,
линейные руководители
подразделений, более опытные
работники, приглашаемые
специалисты со стороны.
11. Определите виды занятий и кто их
проводит.
12. Определите Ваши цели при
приглашении специалистов со
стороны.
13. Спланируйте экскурсии по
организации, их время содержание,
ответственных.
14. Разработайте и скомплектуйте
письменные материалы.
15. Разработайте детально перечень
действий и упражнений в процессе
ориентации.
16. Детально проработайте программу
первого дня сотрудника.
17. Проработайте раздел охрана труда
и техника безопасности.
18. Проработайте мероприятия
связанные с семьей нового
сотрудника.
19. Проработайте раздел
информирования новых сотрудников о
миссии, корпоративной культуре (философии
ведения бизнеса, внутренних
отношениях) и истории организации.
20. Подготовьте аудио и видео
материалы, слайды.
21. Подготовьте материалы для
координатора ориентации.
22. Подготовьте место проведения
ориентации.
23. Разработайте программу менторов.
24. Разработайте формы оценки
программы ориентации.
25. Проведите обучение участников
программы ориентации.
26. Проведите пилотный прогон
программы с недавно нанятыми
сотрудниками, не проходившими
ориентацию.
27. Скорректируйте программу.
28. Поблагодарите и по возможности
премируйте участников рабочей
группы по разработке и внедрению
программы ориентации.
Как Вы думаете, - довольно внушительный список действий? В следующих номерах журнала мы подробно рассмотрим приведенные выше действия.
