Статья Г. Райтера из международного электронного журнала "Стратегическое планирование, маркетинг, обслуживание клиентов, управление персоналом и оплата труда" публикуется с любезного разрешения RAYTER. INC

Грегори Р. Райтер

ХОРОШИЕ И ПЛОХИЕ РАБОТНИКИ, ИЛИ КАК РАЗРАБАТЫВАТЬ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ С КРИТЕРИЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА

Столь любимые в советское время должностные инструкции, добросовестно пылившиеся в столах работников, продолжают пребывать балластовым документом в организациях постперестроечного периода. О них продолжают вспоминать только при необходимости сведения счетов, сокращения штатов и юридических конфликтах. В большинстве случаев их продолжают писать сами работники под самих себя, а не под цели подразделения и более глобально под цели организации. В настоящей статье предлагается опыт написания должностных инструкций с критериями эффективности труда работников. Данный раздел имеет смысл при наличии в организации стратегического плана, ибо критерии вытекают именно из этого документа. Описанная технология внедрена в двух банках г.Екатеринбурга.

Существует ли стандарт на должностные инструкции? Ответ прост. Нет, да он возможно и не нужен. Ведь каждая организация имеет право на свое видение описания рабочего места.

Существуют ли общие подходы к разработке должностной инструкции? Да, существуют, ибо главной целью должностной инструкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация. Производная цель - четко отличить хороших от плохих работников на основе критериев эффективности труда и специального формата построения должностных инструкций. Ниже приведена структура этого формата в виде внутрифирменного документа "Порядок разработки должностной инструкции". Это пример разумной бюрократии в лучшем смысле этого слова, ибо противникам данного подхода предлагается найти альтернативный метод обоснованного отделения хороших от плохих работников. Желающих просим обращаться в редакцию с конечным результатом. Гарантируем его публикацию!

ИТАК:

Порядок разработки должностной  инструкции

Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Разрабатываются должностные инструкции руководителями подразделений  на своих непосредственных подчиненных. Утверждает должностные инструкции Первый руководитель организации на должности, находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план фирмы и/ или его корректировки. Качественно подготовленная должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом.

Во-первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности; участие в обсуждении должностной инструкции представляет возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.

Во-вторых, должностная инструкция - основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т.п.).

В-третьих, должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

В-четвертых, должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

В-пятых, анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) - один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

Основные требования к составлению должностных инструкций

Должностная инструкция разрабатывается на основе положения о работе подразделения. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением.
Должностная инструкция должна содержать совокупность всех основных выполняемых работником функций.
Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все пункты должны быть максимально конкретными.
Должностная инструкция должна иметь гриф утверждения, дату, подпись работника об ознакомлении.

Должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам:
- название должности;
- наименование структурного подразделения;
- цель должности (зачем она существует);
- подотчетность, место должности в рамках организационной структуры    фирмы (кем руководит, кому подчиняется);
-  перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам;
- критерии эффективности труда (количественные и /или качественные);

Несколько дополнительных комментариев по написанию указанных выше разделов:
а) цель должности должна быть по возможности сформулирована одним предложением и в своем подтексте должна содержать ответ на вопрос "за что работнику платится заработная плата",
б) стандарта на количество функциональных блоков и количество должностных обязанностей внутри каждого функционального блока не существует, однако из практики должностная инструкция считается содержательно наполненной, если выдерживается рамка из 6-7 функциональных блоков, внутри каждого из которых приведены 6-7 должностных обязанностей
в) должности, по которым можно разрабатывать критерии эффективности труда работников, можно разделить на три категории: приносящие доход, требующие затрат (или обслуживающие) и гибридные. Критерии эффективности труда для приносящих доход должностей вытекают из показателей работы подразделений. Это фактически плановые показатели по доходам, прибыли, снижению затрат подразделения, разложенные по конкретным работникам. Критерии эффективности труда работников по должностям, требующим затрат - это фактически показатели выполнения мероприятий стратегического плана по срокам, детализированные до уровней планов действий конкретных исполнителей или показатели качества обслуживания клиентов или работников других функциональных отделов. Последняя группа показателей связана с внедрением в организации системы тотального клиентского обслуживания, когда каждый работник считает своим клиентом не только внешнего клиента, но и коллегу из рядом сидящего отдела. Именно этот работник ежемесячно оценивает работу своего коллеги, а достижение соответствующего уровня оценки закладывается в критерии эффективности труда работника. Мы рассмотрим указанную выше систему в других статьях нашего журнала. Гибридные должности объединяют критерии указанных выше двух групп.